Les activités et leur attribution

Liste de souhaits, algorithme, attribution des activités...
  • Passeport Vacances propose un certain nombre d’activités qui peuvent être répétées sur plusieurs jours ou non. Ceci dépend de la disponibilité de l’organisateur et du budget à disposition. Dans ce contexte il est impossible de satisfaire toutes les demandes, par conséquent une partie des enfants ne pourra pas accéder à toutes les activités choisies.
  • Exemple : une activité proposée 12 fois en juillet et qui accepte maximum 6 enfants par séance, peut accueillir 72 enfants maximum. En revanche, la liste des enfants inscrits à cette activité peut varier entre 250 et 300.
    Une autre activité qui peut accepter des groupes de 20 enfants et qui propose 15 séances ou plus, peut dans ce cas accueillir 300 enfants, donc quasiment tous les participants inscrits.
  • A l’ouverture des inscriptions ce type de fonctionnement obligerait les parents à se précipiter devant leur ordinateur afin de pouvoir obtenir les premières places disponibles. Ceci discréditerait les personnes n’ayant pas cette possibilité pour des raisons professionnelles ou d’organisation familiale.
  • Pour éviter cet inconvénient, Passeport Vacances vous propose chaque année dès l’ouverture des préinscriptions, de créer une liste de souhaits, dans laquelle vous pouvez choisir plusieurs activités, même au-delà des 15 maximales prévues. De plus, vous pouvez sélectionner des activités qui se déroulent dans la même journée et qui proposent le même horaire, ce qui serait physiquement impossible à réaliser.
  • Après cette phase dans laquelle vous pouvez spécifier tous vos choix, vous recevrez un e-mail vous informant que nous allons bientôt procéder à l’attribution des activités.
  • Il n'y aura pas de confirmation supplémentaire à ce message, dès l'attribution des activités il faudra consulter la "Liste des souhaits" qui se nommera "Réservations" à partir de ce moment.
  • Le système informatique trie les inscriptions grâce à un algorithme, en prenant tout le monde en considération, et attribue les activités. Malheureusement, un certain nombre d’enfants se retrouvera avec telle ou telle autre activité refusée (par manque de places), ou bloquée (si deux ou plusieurs activités se chevauchent).
  • Cependant, il ne faut pas désespérer, il faut revenir assez rapidement vers les activités, vérifier si des places sont encore disponibles et les saisir, puisqu’à ce stade chaque place disponible sera obtenue, il n’y aura pas de deuxième passage à travers l’algorithme pour le même Passeport Vacances. Vous pouvez ainsi vérifier systématiquement l’évolution des activités, jusqu’à fin juillet. Nombreux sont les parents qui renoncent pour des raisons d’organisation de vacances de dernière minute ou autre, libérant ainsi des places qui peuvent être occupées par d’autres enfants présents.